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20 choses à faire dans Excel qui feront de vous un expert

20 choses à faire dans Excel qui feront de vous un expert

Si vous êtes un habitant de longue date d’Internet, vous avez probablement rencontré des mèmes sur la difficulté de maîtriser Excel. Certains ne comprendront peut-être pas la blague. Pour la plupart des gens, Excel n’est qu’un ensemble de tableaux et de feuilles de calcul. Cependant, sous le capot, vous avez accès à une grande variété d’outils d’automatisation, de formules, de graphiques, de tableaux croisés dynamiques, etc. 

Savoir comment accéder à ces fonctionnalités et les exploiter peut être inestimable pour votre carrière et votre entreprise. Cependant, en plus de rendre votre CV plus attrayant, cela peut également vous faire gagner du temps et vous aider à organiser votre vie. Ainsi, dans le guide suivant, nous allons explorer une vingtaine de choses à faire dans Excel qui feront de vous un expert.  

20 choses à faire dans Excel qui feront de vous un expert

Choses à faire dans Excel qui feront de vous un expert

Ce guide sera un mélange de trucs et astuces d’utilisation avancés et intermédiaires. Nous couvrirons les opérations telles que les tableaux croisés dynamiques, les fonctions, les raccourcis clavier, etc. Sans plus tarder, voici les conseils, astuces et hacks les plus utiles de Microsoft Excel.

1. Tableaux croisés dynamiques

Les tableaux croisés dynamiques résument vos données pour vous. Ils sont particulièrement utiles lorsque vous travaillez avec de grandes tables de données. Ils peuvent vous éviter de créer de nombreux calculs récapitulatifs. Le moyen le plus simple de créer un tableau croisé dynamique à l’aide de Microsoft Excel est : 

  • Assurez-vous que la table ou la feuille de calcul pour laquelle vous souhaitez créer le tableau croisé dynamique est sélectionnée
  • Cliquez sur l’ onglet Insertion
  • Sélectionnez les tableaux croisés dynamiques recommandés
excel-pivot-échantillon

À partir de là, vous pourrez sélectionner quelques options différentes sur la façon dont vous aimeriez résumer vos données. La sélection de l’un des tableaux croisés dynamiques recommandés créera une nouvelle feuille de calcul avec le tableau croisé dynamique inséré à l’intérieur. 

Si vous envisagez de vous apprendre à utiliser les tableaux croisés dynamiques, c’est un excellent point de départ. Une fois que vous avez compris le fonctionnement des tableaux croisés dynamiques recommandés, vous pouvez créer votre propre tableau vierge.

Ils ont également du contenu vous montrant comment organiser, découper et filtrer vos tableaux croisés dynamiques. Si cela ne suffit pas, il existe une grande variété de vidéos, de livres et d’articles qui peuvent vous aider à apprendre les subtilités des tableaux croisés dynamiques.   

2. Gestion des doublons

Gestion des doublons

Si vous travaillez avec de grands ensembles de données, il n’est pas rare de rencontrer des données en double. Heureusement, il existe plusieurs façons d’ éliminer les données en double dans Excel . Vous pouvez soit filtrer, utiliser l’outil Supprimer les données en double, soit les formater rapidement.

Ce sont d’excellentes alternatives à la recherche laborieuse et manuelle de doublons vous-même. Savoir gérer les données en double dans Excel vous fera passer pour un véritable expert.  

3. Utilisation de VLOOKUP (recherche verticale)

RECHERCHEV est considérée comme l’une des fonctions les plus utiles d’Excel. Si vos données sont organisées en colonnes verticales, vous pouvez utiliser la fonction VLOOKUP pour rechercher une valeur dans la première colonne d’une table de données sectionnée. RECHERCHEV utilisera la valeur de recherche pour renvoyer une valeur correspondante d’une autre colonne

La fonction VLOOKUP prend quatre paramètres :

  • Valeur : La valeur de recherche
  • Colonne _ Plage : la table ou la plage de colonnes de données dans laquelle vous effectuez une recherche
  • Column_Number : le numéro de la colonne à partir de laquelle la valeur correspondante doit être renvoyée.
  • Approximate_Match : un argument booléen qui indique à la fonction de rechercher la correspondance exacte (0 ou FALSE) ou la correspondance approximative (1 ou TRUE). C’est un argument facultatif qui est TRUE par défaut. 

 Ainsi, la structure finale de la fonction ressemblera à ceci : VLOOKUP(Value ; Column_Range ; Column_Number ; ​​Approximate_Match)

excel-vlookup

Encore une fois, VLOOKUP est particulièrement utile lorsque vous travaillez avec de grands ensembles de données. Il peut vous aider à résumer ou à souligner des chiffres importants dans vos feuilles de calcul. Il est encore plus accessible que jamais. 

Les dernières versions d’Excel vous fournissent un assistant pour vous aider à construire des fonctions comme VLOOKUP. Tout ce que vous avez à faire est de cliquer sur le bouton des formules ( fx) et de sélectionner RECHERCHEV dans la liste.  

L’assistant vous donne une explication détaillée de chaque paramètre requis. Bien que la saisie de la fonction à partir de zéro puisse vous faire ressembler à un véritable expert Excel, l’utilisation de l’assistant d’insertion de fonction est beaucoup plus simple. 

Bien que cette fonction soit assez simple à comprendre et à maîtriser, vous pouvez en apprendre plus à son sujet grâce au didacticiel VLOOKUP officiel de Microsoft .  

*Remarque : La version internationale de Microsoft Excel utilise des points-virgules pour séparer les arguments dans une fonction (séparateur de liste). En revanche, la version américaine utilise des virgules (,) pour séparer les arguments.
excel-vlookup-arguments

4. Travailler avec plusieurs fichiers Excel

Vous pouvez ouvrir simultanément plusieurs fichiers Excel dans différentes instances Excel en sélectionnant les fichiers dans votre explorateur de fichiers et en appuyant sur Entrée sur votre clavier. Pour basculer rapidement entre les instances/fichiers Excel, appuyez simplement sur CTRL + TAB sur votre clavier.

Cette démonstration éblouissante de compétences peut vous faire ressembler à une sorte de sorcier Excel pour les néophytes. De plus, cela peut augmenter considérablement votre productivité.   

5. Grouper et dégrouper des feuilles de travail

Le regroupement de feuilles de calcul vous permet de modifier simultanément plusieurs feuilles de calcul . Pour regrouper vos feuilles de calcul, procédez comme suit : 

  • Maintenez la touche Ctrl de votre clavier enfoncée 
  • Sélectionnez toutes les feuilles de calcul que vous souhaitez regrouper
  • Relâchez le bouton Ctrl
Feuilles de travail de regroupement et de dissociation

Si vous insérez une valeur dans une cellule de l’une des feuilles de calcul groupées, Excel mettra à jour toutes les feuilles de calcul avec cette valeur dans la même cellule.

Par exemple, si vous avez trois feuilles de calcul dans un groupe et que vous mettez à jour la cellule A30 de votre première feuille de calcul avec la valeur « Insérer une cellule », elle mettra également à jour la cellule A30 dans les autres feuilles de calcul du groupe. 

Le regroupement de vos feuilles de calcul est idéal pour l’édition en masse. Si vous souhaitez dissocier vos feuilles de calcul, il vous suffit de cliquer avec le bouton droit sur l’un des onglets de la feuille de calcul et de sélectionner Dissocier les feuilles dans le menu contextuel. 

Dissocier les feuilles

6. Utilisation des volets de gel

Excel dispose d’une fonctionnalité de volet de gel qui vous permet de geler les colonnes et les lignes . Cela facilite la comparaison et la référence des données. Pour accéder aux volets Figer :

  • Sélectionnez la cellule/ligne sous la ou les lignes que vous souhaitez geler
  • Cliquez sur l’ onglet VUE
  • Cliquez sur l’ option Figer les volets
  • Sélectionnez Figer les volets dans le menu contextuel
Figer les volets

La ligne au-dessus de la cellule/ligne sélectionnée sera figée lorsque vous faites défiler votre feuille de calcul. Vous pouvez également sélectionner Figer la première ligne ou Figer la première colonne dans le menu Figer les volets. Freeze Top Row gèlera la première ligne pour le défilement vertical, tandis que Freeze First Column gèlera votre première colonne pour le défilement horizontal.

Pour dégeler vos volets, cliquez sur l’ option Dégeler les volets dans le menu Figer les volets.         

7. Fonction SI

La fonction SI d’Excel peut rendre vos données plus dynamiques. C’est une fonction qui indique à Excel d’ entrer ou de renvoyer une valeur si elle répond à une certaine condition . Il prend trois paramètres :

  • Test_logique : une condition de test qui peut être validée comme vraie ou fausse
  • Value_if_true : la valeur qu’Excel doit utiliser si le test logique est vrai
  • Vaue_if_false : La valeur qu’Excel doit utiliser si le test logique est faux
Fonction SI

Le test logique compare deux valeurs ou cellules en utilisant les symboles égal (=), supérieur à (>) ou inférieur à (<), par exemple, = SI (C2>C3 ; « Oui », « Non ») .

*Remarque : Le texte ou les chaînes de caractères doivent être entourés de guillemets («  »).    

8. Utilisation de la fonction Somme

Excel vous permet d’effectuer un large éventail d’opérations mathématiques à l’aide de l’une de ses nombreuses fonctions. Bien que vous puissiez effectuer des opérations mathématiques avancées telles que la recherche du cosinus d’un angle, ce sont les opérations les plus simples qui peuvent vous être utiles. 

Par exemple, l’une des fonctions mathématiques les plus utilisées est la fonction somme. Nous l’utilisons pour additionner des nombres. Vous pouvez utiliser des index de cellule et/ou des nombres réels. Les dernières versions d’Excel ont une limite d’arguments de 255 nombres . Cela signifie que vous pouvez avoir 255 termes.

La syntaxe de la fonction Somme peut ressembler à ceci :

  • =Sum(1;2) : Additionne deux nombres simples. La sortie sera 3.
  • =Sum(A1;CB) : Additionne le contenu de deux cellules ensemble.
  • =Somme(A1;2) : ajoute le contenu d’une cellule à un nombre. 
  • =Sum(A1:CB) : Additionne tous les nombres entre (et y compris) ces deux index.
  • =Sum(A1:CB;5) : Additionne tous les nombres dans une plage de cellules et ajoute un nombre spécifié supplémentaire à la somme.
  • =Sum(A1:CB; G7:G1) : Additionnez tous les nombres dans deux plages d’index de cellules différentes. 
Fonction somme

Ce ne sont que quelques-unes des variantes. C’est une fonction remarquablement flexible.

Si vous voulez paraître encore plus impressionnant, vous pouvez utiliser la fonction SUMIF , qui combine la fonction SUM avec la fonction IF.                  

9. Utilisation de la fonction INDEX

La fonction INDEX renverra une valeur à l’index spécifié dans une table ou une section de table . Il vous permet de rechercher des valeurs spécifiques dans votre feuille de calcul. Il se présente sous deux formes :

  • Forme de tableau – Prend un tableau pour son premier argument. Le deuxième argument est le numéro de ligne, tandis que le troisième est le numéro de colonne. Le tableau est construit en utilisant la plage de cellules que vous souhaitez rechercher dans votre feuille de calcul, c’est-à-dire A1:C20. La syntaxe de la fonction ressemble à ceci :
    =INDEX(array;row_num;col_num)
    =INDEX(A1:C20; 2; 3)
Fonction Index
  • Formulaire de référence Cela prend une référence comme premier argument. Une référence vous permet d’entrer plus d’une plage ou un ensemble de tableaux. Le deuxième argument est le numéro de ligne et le troisième est le numéro de colonne. Le quatrième vous permet de sélectionner le tableau dans lequel effectuer la recherche. La syntaxe de la fonction ressemble à ceci :
    =INDEX((référence); row_num; col_num;area_num)
    par exemple
    =INDEX((A1:C9;D1:F8);2; 3;1)
Formulaire de référence

Si la fonction INDEX est adaptée aux recherches simples, elle peut être utilisée pour des opérations dynamiques avancées.   

10. Utilisation de la fonction MATCH

La fonction MATCH est une autre fonction de recherche utilisée pour trouver l’index d’une valeur dans un tableau/une liste unidimensionnelle (un tableau composé d’une colonne ou d’une ligne). Il se compose de trois arguments :

  • Search_Value : La valeur dont vous recherchez l’index
  • Array_Range : le tableau ou la plage de cellules dans laquelle vous souhaitez effectuer une recherche – doit être composé d’une colonne ou d’une ligne pour fonctionner, c’est-à-dire A1:A9 ou A1:E1
  • Match_Type : un paramètre facultatif qui spécifie si la fonction doit trouver la correspondance exacte pour la valeur de recherche. Il prend l’une des valeurs suivantes : 
    • -1 : recherche la plus grande valeur inférieure ou égale à la valeur de recherche
    • 0 : recherche la correspondance exacte de la valeur de recherche
    • 1 : recherche la plus petite valeur supérieure ou égale à la valeur de recherche

La syntaxe de la fonction ressemble à ceci : 

=MATCH(Search_Value; Array_Range;Match_Type)
par exemple
=MATCH(1; A1:A5;0)

Fonction MATCH

11. Formatage conditionnel

Tout comme les graphiques, la mise en forme conditionnelle offre un moyen de visualiser vos données à l’aide d’un code couleur basé sur la valeur d’une cellule. Pour utiliser la mise en forme conditionnelle, procédez comme suit :

  • Sélectionnez toutes les cellules que vous souhaitez formater 
  • Cliquez sur l’ onglet Accueil
  • Cliquez sur Mise en forme conditionnelle 

À partir de là, vous pourrez sélectionner les règles que vous souhaitez mettre en place pour la mise en forme conditionnelle. Vous pouvez même créer vos propres règles personnalisées.

Mise en forme conditionnelle

12. Utilisation de la validation des données

La validation des données vous permet de vérifier et de vous assurer que vos données sont logiques et correspondent à certains paramètres. Si vous travaillez avec du texte, cela vous permet de vérifier si le texte est correctement orthographié. La fonctionnalité de validation des données d’Excel est accessible en procédant comme suit : 

  • Sélectionnez la cellule ou le groupe de cellules sur lequel vous souhaitez effectuer la validation des données
  • Cliquez sur l’ onglet Données
  • Cliquez sur Validation des données
La validation des données

Une boîte de dialogue devrait apparaître. Cela vous permettra de définir le type de valeurs autorisées par une cellule. De plus, cela vous permettra de définir une plage de valeurs acceptables. Vous pouvez également définir un message d’entrée qui s’affiche lorsqu’une cellule est sélectionnée.

Le dernier onglet de l’écran de validation des données vous permet d’afficher une alerte d’erreur lorsque des données incorrectes sont insérées dans une cellule. 

Boîte de dialogue de validation des données

13. Utiliser la poignée de remplissage pour copier des formules

Excel vous permet de remplir des calculs sur plusieurs cellules. Par exemple, si vous effectuez un calcul à l’aide de cellules de deux colonnes différentes (mais de la même ligne), vous pouvez utiliser la poignée de recopie pour copier l’opération sur plusieurs cellules de la même colonne .

Pour illustrer, si j’effectue un calcul dans la cellule C1 où je multiplie le contenu de la cellule A1 par le contenu de B1 (=A1*B1) et que je fais glisser la poignée de remplissage vers la cellule C2, cela multipliera le contenu de la cellule A2 par B2 ( =A2*B2).

Bien qu’il s’agisse d’un outil assez simple, savoir quand et comment l’utiliser efficacement peut vous faire ressembler à un véritable expert Excel.

14. Basculer entre les références de cellules relatives, absolues et mixtes

Dans l’entrée précédente, nous avons parlé de l’utilisation de la poignée de remplissage d’Excel. Par défaut, la poignée de recopie utilise des références relatives . En d’autres termes, Excel utilisera le calcul d’origine comme modèle, puis déduira ses opérandes relatifs en examinant la position dans la feuille de calcul et en examinant les opérandes du calcul d’origine.

Toutefois, si vous souhaitez davantage de contrôle sur la manière dont Excel copie les calculs, vous pouvez utiliser des références de cellule absolues. Cela vous permet de dicter certains des opérandes qui sont copiés. Ainsi, il vous permet de copier une variable dynamique contre une valeur fixe. Par exemple, vous pouvez souhaiter que toutes les cellules de la colonne A soient multipliées par le contenu de B1 (et uniquement B1).

Pour ce faire, vous devrez utiliser un signe dollar ($) pour verrouiller la cellule. Lorsque vous multipliez chaque cellule de la colonne A par B1, la syntaxe de votre calcul ressemblera à ceci (=A1*B$1) . Lorsque vous faites glisser la poignée de recopie, chaque cellule affectée de la colonne multipliera son contenu par B1 (=A2*B$1, =A3*B$1, etc.)

Cellules absolues

Maîtriser cela vous rapprochera de devenir un véritable maestro du tableur.

*Remarque : si vous placez le signe dollar devant la lettre de la colonne, cela verrouillera et copiera la cellule sur les colonnes ($B1). Si vous le placez après la lettre de la colonne (devant le numéro de la ligne), il verrouillera la cellule sur les lignes (B$1). Si vous placez un signe dollar devant et après la lettre de la colonne, cela verrouillera la cellule sur les colonnes et les lignes ($B$1).      

15. Utiliser le collage spécial

Excel vous permet de contrôler la façon dont vous copiez et collez des données à l’aide de sa fonction spéciale de collage. Il vous permet de copier et coller la mise en forme, les formules et les valeurs entre les cellules . Vous pouvez même utiliser la fonction spéciale de collage pour effectuer une opération mathématique simple sur les données copiées. 

Pour accéder à la fonction spéciale passée, procédez comme suit :

  • Copiez vos données
  • Faites un clic droit sur la ou les cellules dans lesquelles vous souhaitez coller les données
  • Sélectionnez Collage spécial dans le menu contextuel

Si vous lancez correctement les étapes ci-dessus, vous devriez être accueilli par cette boîte de dialogue : 

Pâte-Spécial

16. Transposition des données dans Excel

Microsoft Excel vous offre une pléthore d’options pour repositionner ou transposer les données. Vous pouvez transposer des données verticales (lignes) en données horizontales (colonnes) ou vice versa en utilisant l’une des méthodes suivantes :

Le moyen le plus simple serait d’utiliser l’option de collage de transposition. Cependant, il peut sembler beaucoup plus impressionnant de maîtriser la fonction Transpose.    

17. Utilisation de la fonction TRIM

La fonction TRIM vous permet de supprimer les espaces blancs non désirés à la fin et au début des données Excel . La fonction Trim ne nécessite qu’un seul argument (texte). Il copiera et entrera les données transposées dans une cellule.

La syntaxe de la fonction trim ressemble à ceci :

=TRIM(Texte)
par exemple
=TRIM(A1)
=TRIM( » bonjour le monde »)

Fonction TRIM

C’est une fonction très simple; cependant, si vous travaillez avec beaucoup de données textuelles, cela peut vous être utile.

18. Utiliser des macros

Si vous voulez vraiment devenir un expert d’Excel, vous devrez maîtriser les macros. Les macros vous permettent d’ automatiser les tâches répétitives dans Excel en ajoutant des éléments de programmation via le code Visual Basic . Vous pouvez même utiliser des macros pour étendre certaines fonctionnalités d’Excel. 

Cependant, vous n’avez pas besoin d’expérience en programmation pour créer des macros de base. Excel vous permet d’enregistrer des actions répétitives et il écrira le code pour vous en arrière-plan. 

Couvrant les macros prendrait un article entier pour expliquer en détail. Heureusement pour vous, il existe une multitude de contenus sur Internet qui vous aideront à acquérir une compréhension de base des macros.   

*Remarque : Avant de pouvoir utiliser les macros, vous devez afficher l’onglet Développeur dans le menu ruban d’Excel.

19. Combinaison de fonctions

Excel vous permet de combiner plusieurs fonctions ou formules pour étendre leurs capacités . Par exemple, alors que INDEX et MATCH sont d’excellents outils de recherche, ils ont des limites. Pour contourner ces limitations et lancer des recherches plus avancées et dynamiques, vous pouvez combiner les deux. 

Par exemple, vous pouvez utiliser la fonction MATCH comme numéro de ligne ou de colonne de la fonction
INDEX
. :A6);1) 

Une fois que vous aurez appris à maîtriser vos fonctions et formules les plus utilisées dans Excel, vous serez plus à l’aise pour les combiner. Cela ne manquera pas de vous faire passer pour un expert.      

20. Raccourcis clavier

L’utilisation de raccourcis clavier dans Excel vous fera passer pour un expert. Cependant, non seulement cela vous donne l’air cool, mais cela peut vous faire gagner du temps. 

Nous vous recommandons d’étudier et de mémoriser un aide-mémoire sur les raccourcis clavier d’Excel . Vous pouvez apprendre à passer d’un outil à l’autre, à changer de police, à créer une nouvelle feuille de calcul, etc. Tout cela sans avoir à utiliser votre souris. 

Conclusion 

Microsoft Excel est un outil commercial puissant. On pourrait dire qu’il a tout le système financier mondial appuyé sur ses épaules. Maîtriser Excel n’est pas seulement une compétence qui décorera votre CV, mais vous pouvez également l’utiliser pour organiser votre vie.

Dans le texte ci-dessus, nous avons exploré 20 choses que vous pouvez faire dans Excel qui feront de vous un expert . Avez-vous des trucs ou astuces qui vous sont propres ? Laissez-les dans la section des commentaires ci-dessous. Comme toujours, merci d’avoir lu.